オフィス移転のスケジュール！半年間の全手順・役所手続き・費用を抑えるコツまで徹底解説

まずは全体像を把握！オフィス移転の標準スケジュール

オフィス移転は、最低でも半年かかる大規模プロジェクトです。

物件探しや引越しだけでなく、契約・レイアウト・工事・インフラ・広報対応・不用品の処理まで、多くの工程が同時並行で進みます。

なぜ6か月前からの準備が必要なのか？

事業用オフィスでは、解約予告の期限が「6か月前」とされている契約が一般的です。

このタイミングを逃すと、旧オフィスの賃料と新オフィスの賃料が重なり、二重家賃が発生するリスクがあります。

まずは現オフィスの賃貸契約書を確認し、退去の連絡期限を把握しておきましょう。

各工程にかかる時間と注意点

オフィス移転では、後ろ倒しにできない作業が多く、スケジュールが詰まると手配ミスや追加コストの原因になります。

主要な工程ごとの目安期間は以下の通りです。

物件探し・契約交渉：3〜4か月
レイアウト設計・内装工事：2〜3か月
インフラ（回線・ネットワーク）工事：1.5〜2か月

どれも前倒しで進める必要があり、スケジュールが遅れてしまうと業務停止や追加費用のリスクにつながります。

移転プロジェクトチームの結成と役割分担

スムーズな移転のためには、担当者ごとに役割を明確にすることが大切です。

総務が全体を管理しつつ、各部門と連携して進める体制を早めに整えましょう。

担当	主な役割
総務（PM）	全体進行管理、契約・届出、業者調整、コスト管理
IT・情報システム	回線・サーバー・複合機の移設、インフラ整備
広報・営業企画	取引先への案内、Web・名刺など住所変更対応
各部署リーダー	レイアウト希望の収集、荷造りの管理と周知
経理・法務	予算・契約のチェック、敷金や精算の対応

特にITや通信関連の手配が遅れると、業務に支障が出る恐れがあります。

情報システム部門にはできるだけ早くプロジェクトに加わってもらい、ネット回線やPBXの切替、データのバックアップ計画まで一括して対応してもらう体制を整えましょう。

オフィス移転の6か月前：計画・解約・物件探し

オフィス移転の準備は、現在の契約内容を把握するところから始まります。
この段階での確認不足は、後のトラブルやコスト増につながるリスクも。

まずは以下の3点をしっかり整理しておきましょう。

1.現オフィスの契約内容を確認する

解約予告の期限や原状回復の範囲は重要なポイントです。

契約書の中でも以下の点は必ずチェックしておきましょう。

解約予告期限
原状回復の範囲と指定業者の有無
敷金や保証金の返還時期・条件
解約違約金の有無、中途解約に関する条項

原状回復の内容によっては、床や壁だけでなく空調・照明・パーテーションの撤去まで求められるケースも。

不明点があれば、早めにビル管理会社に確認しておくのが安心です。

2. 移転の目的・方針を明確にする

物件探しに入る前に「なぜ移転するのか」「どんな働き方を実現したいか」を整理しましょう。

方向性が曖昧なままだと、物件選定やレイアウト計画で迷走しやすくなります。

よくある移転の目的には、以下のようなパターンがあります。

人員増加に伴うスペース拡張
家賃や共益費の見直しによるコスト削減
採用・広報面でのブランドイメージ強化
駅近・複数路線などアクセス改善
フリーアドレスやテレワークへの対応

移転の目的を1〜2点に絞っておくと、その後の判断がスムーズになります。

3. 新オフィスの物件選定に向けた準備を進める

目的が明確になったら、次は物件の比較・検討に進みます。
この時点で、希望条件の優先順位を明確にしておくと、内見時に迷いません。

【物件選定時にチェックしたいポイント】

立地・交通：駅からの距離、通勤・来客のしやすさ、複数路線の有無
面積・構成：必要な席数、会議室・倉庫の有無、1人あたり3〜5㎡が目安
建物仕様：天井高、床荷重、OAフロア、空調設備の種類
搬入経路：エレベーターのサイズや使用時間、トラック搬入口の有無
通信インフラ：光回線、LAN配線、サーバールームの対応可否
周辺環境：飲食店・銀行・郵便局、防災設備の充実度など

中でも「搬入経路の制限」や「作業時間のルール」は、移転当日のトラブル原因になりやすい項目です。

大型什器が入らない、夜間搬入NGなどの条件がないか、ビル管理者へ事前確認しておきましょう。

オフィス移転の4か月〜3か月前：レイアウト・内装・業者選定

この時期からは、移転計画を具体的に進めるフェーズに入ります。

「どんなオフィスにするか」のイメージを形にしながら、業者との調整や備品選定を進めていきましょう。

1.レイアウト設計・内装業者の選定

レイアウトプランは、働きやすさと将来性、コストのバランスを考慮して設計することが大切です。
検討する際は、以下の3点を意識するとスムーズです。

ゾーニング：執務エリア・会議室・受付・休憩スペースなど、機能ごとに配置を分ける
動線設計：社員や来客が移動しやすいよう、通路や設備の流れを意識する
面積の可視化：1人あたりの作業スペースや通路幅、収納スペースなどを算出する

最近はフリーアドレスやハイブリッドワークに対応したオフィス設計も増えており、柔軟性のあるレイアウトが求められています。

内装業者を選ぶ際は、対応力と連携力を軸に以下の点をチェックしましょう。

オフィス移転の施工実績があるか
レイアウト提案から施工まで一括で対応できるか
原状回復や他業者（引越し・ネット回線等）との連携が可能か
土日や夜間の対応が可能か

複数社から相見積もりを取り、金額だけでなく提案力・対応スピードなども含めて比較検討するのがおすすめです。

2.引っ越し業者の比較と選定

内装と並行して、引越し業者の選定も進めておきましょう。

最低でも3社に見積もりを依頼し、現地調査と条件比較を行うのが一般的です。

比較する際のチェック項目

現地調査の実施有無
梱包・開梱作業や什器の分解・再設置まで対応可能か
OA機器・サーバー類の運搬や補償体制の有無
不用品の回収や廃棄処分にも対応しているか
土日・夜間の作業対応、部署ごとの分割搬出など柔軟性があるか

オフィス移転の引っ越し費用は「1人あたり2〜3万円前後」が相場とされますが、業者によって含まれる作業範囲が異なるため、早めに条件をすり合わせておくことが大切です。

3.什器・家具・OA機器の発注準備

新オフィスで使う備品の選定と発注も、早めに着手しておきたい工程です。
納品遅れや品薄トラブルを避けるためにも、この時期に目処を立てておくのが理想です。

家具を選ぶ際は、次のような観点を意識しましょう。

レイアウトとの相性：可動式デスクや共有カウンターなど柔軟な配置に対応できるか
働き方との適合性：集中ブースやチーム席、収納力など、業務スタイルに合っているか
既存家具の再利用：すべて新品にせず、使える物は継続利用でコストを抑える工夫も

家具の価格は1人あたり5〜30万円と幅があります。
新品購入のほか、中古・リース・レンタルといった選択肢も検討の価値があります。

OA機器の準備も、内装やネット工事と連動するため重要です。

複合機・コピー機：リース中なら移設手続き、新規導入なら納期確認が必要
ネット・サーバー：配線、空調、サーバールームの確保を含めて検討
電話機・PBX：クラウド型など、新しい働き方に対応した設備も候補に入れる

目安として、遅くとも移転の2か月前までに発注を確定しておくとスムーズです。

4.不要な備品の洗い出しと処分の計画

移転時に忘れがちなのが、「使わない備品の仕分け」です。
後回しにすると廃棄費用が増えたり、当日に作業が間に合わなかったりするリスクもあります。

効果的な進め方は以下の通りです。

新オフィスのレイアウト・席数をもとに必要数を算出
現オフィスの備品をリスト化し、3つに仕分け（持って行く／売却・譲渡する／廃棄する）

また、リース品やレンタル品は契約内容を確認し、返却手続きも並行して進めておきましょう。

【廃棄費用の目安】

デスク：1台 2,500〜4,000円
チェア：1脚 1,500〜3,000円
ロッカー／キャビネット：1台 3,000〜5,000円
2トントラック1台分の廃棄：7万〜8万円前後

廃棄コストが高額になる備品については、再利用・買取の検討がコスト削減につながります。

買取いちばんドットコムの不用品買取サービス

オフィス移転にともない発生する大量の不用品は、処分せずに買取を活用することで、廃棄費用を抑えながら資金の確保も目指せます。
買取いちばんドットコムでは、法人向けの大規模買取に柔軟に対応しています。

デスク・チェア・キャビネット・OA機器などの大量一括買取
専門スタッフによる出張査定＆その場で金額提示
即日引き取りにも対応可能
移転業者や原状回復工事とのスケジュール調整も柔軟に対応

まだ使える備品を有効に活用することで、処分コストの削減と現金化を同時に実現できます。

「何を持っていくか・手放すか」の判断は早めに行い、必要に応じて査定依頼を前倒しで進めておくことがポイントです。

オフィス移転の2か月～1か月前：インフラ・各種届出

移転まで残りわずか。この時期は「業務を止めない準備」が重要になります。

インフラや各種届け出、社内連携など複数の工程を並行して進めましょう。

1.電話・インターネット・電気工事の手配

回線や電気など業務に直結するインフラ工事は、なるべく早めに日程を押さえておくことが重要です。
繁忙期は数か月先まで予約が埋まることもあるため注意が必要です。

【確認・手配すること】

新オフィスの回線状況、電気容量、床荷重
電話番号の継続可否、アナウンスガイダンスの設定
工事業者の選定と日程調整（ネット・電話・電源など）
複合機・サーバーの移設条件と初期設定の確認

電話回線の引き継ぎや、リース機器の移設は条件の確認を怠ると契約違反となる場合もあるため、リース元へ事前に連絡しましょう。

2.社員への周知と引っ越しマニュアルの作成

社員の混乱を防ぐには、情報の共有とルールの明確化が効果的です。
マニュアルにまとめておきたい項目は次の通りです。

移転日、新オフィス住所、業務開始日
荷造りルール（段ボール配布、ラベル記入方法、私物管理）
荷造りの締切日と部署ごとの責任者
機密文書・個人情報の処分方法
移転後のルール（席の使い方、ロッカーの運用など）

説明会やQ&Aをポータルで案内するなど、全社員が確認できる環境を用意しておくと安心です。

3.取引先への移転案内の送付

社外への連絡は、業務影響を避けるためにもこの時期にまとめて行いましょう。
案内状・挨拶状の送付対象は、以下のような関係先です。

顧客、取引先、外注先、金融機関、リース会社
税理士・社労士などの士業関係
配送業者、印刷会社などの業務パートナー

送付手段は、封書・メール・FAX・Web掲載など複数の併用が効果的です。
重要な取引先へは書面、それ以外はメールなど、相手に合わせた対応を意識しましょう。

4.住所変更に伴う印刷物の修正・発注

名刺・封筒・請求書などの印刷物も、新住所対応が必要です。
納期を考慮し、遅くとも1か月前には発注を済ませておきましょう。

【発注前に確認したい項目】

新住所・地図の修正データと部数の確認
旧印刷物の在庫対応（破棄／シール貼付など）
各印刷物の担当部署と連携体制
Webサイト・Googleマップ・メール署名などデジタル情報の修正

印刷コストを抑えるには、優先度の高いものから順に手配するのが現実的です。

オフィス移転の1か月〜1週間前：荷造りと最終調整

移転が目前に迫るこのタイミングでは、社内と業者の連携を密にし、準備を前倒しで進めることが重要です。

1.原状回復工事のスケジュール調整

退去時に必要な原状回復工事については、工事内容と日程の調整を行います。

【原状回復工事で確認したいポイント】

工事範囲（床・壁・照明・パーテーションなど）
管理会社との調整内容・立ち会い日程
社内の担当者と連絡フロー
鍵の返却、残置物の有無、清掃の実施有無
完了報告書や写真提出の必要性

工事の開始が遅れると退去期限に間に合わなくなるため、移転直後から着工できるように逆算して調整するのが理想です。

2.部署ごとの荷造り・搬出動線の確認

引っ越し1〜2週間前には、部署単位で本格的に荷造りを進めます。
業者がスムーズに搬出できるよう、ルールを統一し、導線を確認しましょう。

【荷造りの基本ルール】

総務から段ボールや資材を配布し、各部署で梱包を実施
ラベル記載例：「部署名／氏名／設置場所／優先度」
色付きテープでチームやフロアごとに識別
梱包リスト（番号と内容）をスプレッドシートで一元管理

【搬出時の動線確認】

通路や出入口に段ボールを積まないようルール化
台車の通行ルートを確保
エレベーターの利用時間や仮置きスペースの事前確認

事前に周知しておくことで、当日の混雑やミスを最小限に抑えられます。

オフィス移転当日～移転後1か月：搬出・搬入

移転当日からしばらくは、新オフィスの立ち上げと最終確認が続きます。

この段階では、トラブルを防ぎながら業務を止めずに軌道に乗せることが最大の目的です。

1.当日の立ち会いとトラブル対応

当日は、搬出・搬入の進行を把握し、想定外の事態にもすぐ対応できる体制を整えておく必要があります。

【立ち会い当日のポイント】

旧オフィスに備品や私物の置き忘れがないか
壁や床にキズがないかを確認し、写真で記録する

また、ネット接続・電話・複合機の不具合が起きた場合に備え、通信業者や社内情シスの緊急連絡先を手元に用意しておくと安心です。

2.新オフィスの運用チェック

業務が始まった後も、1か月ほどかけて不具合の対応や運用ルールの見直しを行っていきます。

【移転直後のチェック項目】

電話・ネット・複合機などが問題なく使用できているか
会議室や来客ルートなど、社内の導線に無理がないか
名刺・帳票・封筒などの印刷物に旧住所が残っていないか
法務局・税務署・年金事務所・ハローワークなどへの住所変更届が済んでいるか
Googleマップ、公式サイト、SNSなど社外向けの情報が更新されているか

運用が落ち着くまでは、現場の声を積極的に拾い上げ、マニュアルやルールを柔軟に調整していくことが早期定着のポイントになります。

官公庁・行政へのオフィス移転手続きチェックリスト

オフィスを移転したあとは、会社の住所や名称などの変更を各行政機関に届け出る必要があります。

提出先ごとに期限や必要書類が異なるため、早めに手続きスケジュールを整理しておくことが大切です。

手続き先	主な内容	提出期限	備考
法務局	本店移転登記申請	移転日から2週間以内	登記事項証明書の更新が必要
税務署	異動届出書／給与支払事務所等の移転届出書	給与支払分：1か月以内	源泉税の納付先に注意
年金事務所	適用事業所所在地・名称変更届	変更から5日以内	登記簿のコピーが必要
労基署・ハローワーク	労働保険・雇用保険の変更届	原則10日以内	管轄が変わる場合は移管手続きも
郵便局	転居届（転送サービス）	転送開始の3〜7営業日前まで	法人名義でも利用可能
警察署	車庫証明・保管場所変更届	保管場所変更から15日以内	自動車登録の変更が必要な場合も