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社員の人数が増えて今のオフィスでは手狭になった、もっと交通の便がいいところにオフィスを移したい。

そんなオフィス移転を検討している場合、まずどんなことから始めればいいのか手順をご存知ですか？

自宅の引っ越しとは違って、荷物も専門的な道具も多いオフィス移転は、計画的に段取りとスケジュールを組むことが大切です。

今回は、これさえ覚えておけば安心のオフィス移転の段取りと、スケジュールをご紹介します。

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１．オフィスを移転する際の段取りは何をすればいいの？

オフィス移転は家庭の引っ越しと違って、早めに行いたいことがたくさんあります。

まずは何から始めるのか、段取りを時期別にまとめました。

半年～4か月前

オフィス移転計画を立てる

まずはオフィスの移転をするにあたって、最優先で考えたいのがどうして移転の必要があるのかという理由です。

人が増えて狭くなった、もっとコストダウンしたいなど、新しいオフィスに求めることを明確化しましょう。

それに合わせてオフィスの広さ、立地などの重要な要素を細かく決めていき、物件選びを始めていくのがオフィス移転を失敗しないためのポイントです。

オフィス移転のプロジェクトチームを選出する

オフィスの移転を成功させるために、専用のプロジェクトチームを発足するのがおすすめです。

5～6名のチームが一般的で、オフィス移転のくわしいスケジュールを組んだり、トラブルに対応してもらったりと、移転に関する業務を担当してもらいます。

ビルの管理会社に解約予告をする

現在契約しているオフィスを近々解除することを、管理会社やビルオーナーに予告する義務があります。

この解約予告はオーナーによって異なりますがだいたい3か月から6か月前には、相手に伝えておく必要があるため注意しましょう。

期間を守らないと違約金が発生するケースもあるので、オフィス移転を考えたらまず解約予告期間を問い合わせておくことが大切です。

オフィスの移転先物件を選ぶ

プロジェクトチームが発足するのと同時に、さっそく移転先の物件選びもスタートしましょう。

社員の通勤時間やアクセスの良さなどの立地、電話回線やインターネット回線などの設備どの物件自体の設備も調べたうえで、候補をいくつか選んでいきます。

あらかじめ立地、コストなどどんな部分を重視するのか決めておくことで、目的の物件を探しやすくなりますよ。

また、オフィスは一般住宅とくらべて賃貸契約の内容も複雑で、細かい取り決めがあります。
不明な点はきちんと確認したうえ、早い段階から契約手続きも進めていきましょう。

4か月前～2か月前

物件が決まったら進めていきたい段取りをご紹介します。

新しいオフィスの図面を作成する

物件が決まったら、具体的にどんな配置にするのか、どの程度の道具が必要なのか内装の見取り図を作成していきます。

家具の配置、電話や電気などの配線・配置の図面をある程度作成しておくことで、各業者への見積もり依頼もスムーズになりますよ。

このとき、購入すべきオフィス家具などの道具があるか、リストアップすると後から家具が足りないといったトラブル防止につながります。

移転に向けての各種手続きを進める

現在取引している業者に、移転挨拶状を作成してオフィス移転をすることの旨を伝えましょう。

また、社内にもオフィス移転のスケジュールを把握してもらうため、オリエンテーションを実施したり、マニュアルを作成したりする企業もあります。

特に社員数が多いと、情報の伝達に差が出る可能性があるので、おおよその移転スケジュールができたら、全員に書面などを通じて伝えることが大切です。

新オフィスの内装や家具・通信などの設備発注

オフィスの内装工事も、移転する3～4か月前から発注することをおすすめします。

もともと移転先の内装を活かすのか、完全に違った内装に変えるのかでも、必要な時間に違いが出てきます。

レイアウト図を見てもらい見積などの打ち合わせをしながら、内装・設備工事をスタートしていきましょう。

2か月前

原状回復工事の見積もりと打ち合わせ

現在のオフィスの原状回復も、新オフィスの工事といっしょに進めていきましょう。

原状回復にどの程度の予算がかかるのか、工事期間などを確認しながらスケジュールを立てていきます。

1か月前

引っ越しの見積もり

内装工事が終わりに近づいてきたら、いよいよ引っ越し業者にも見積もりを出してもらいましょう。

また、繁忙期は数か月前から予約をしないと業者のスケジュールが空いていないケースがあるため、具体的な荷物量などの引っ越し規模がわかり次第、早めに予約を取るのがおすすめです。

オフィス移転は通常の引っ越しよりも時間や手間がかかるので、少しでも予算をおさえるには複数の業者からの見積もりが欠かせません。

できればオフィス移転の実績豊富な専門業者に依頼して、見積もりを出してもらうのがおすすめです。

不用品を処分する

前のオフィスで使っていた家具も、新しいオフィスでは使わないものもありますよね。

こうした不用品は早めに処分することで、よけいな荷物を減らして引っ越し費用の節約になります。

まだ使える家具類は買取してもらえば、その分引っ越しのコストカットにもなりますよ。

また、オフィス家具は自治体の粗大ごみの対象外である場合も多いので、オフィス家具専門の不用品回収業者に依頼することをおすすめします。

各種関係官庁に届出をする

オフィスの移転は、各官公署へ届出をする必要があります。

・法務局…本店移転登記
・税務局…異動届
・労働基準監督署…所在地変更の手続き
・社会保険事務所…所在地変更の手続き
・職業安定所…所在地変更の手続き
・郵便局…郵便物届出変更届

このように、各所に移転前後にかけて書類を提出する必要があります。

また、労働組合に加盟している場合、組合で手続きを行うケースもあるため、事前に確認しておきましょう。

荷造りと梱包などの引っ越し作業をする

1か月前には、だんだん荷造りもスタートしておきたいところです。

・荷物のラベルの貼り付け
・移転先のオフィスで家具の位置をテーピング
・養生
・搬入と搬出

この4つが主な引っ越し業務です。

引っ越し業務もすべて業者に任せるのか、ある程度の荷物は社員が担当するのかによっても段取りが異なります。

オフィス移転のチームを作っている場合は、メンバーを中心に滞りないよう引っ越し業務のマニュアルを用意して、早い段階から荷物の移動を始めていきましょう。

２．オフィス移転の際に気をつけたいこと

オフィス移転は、自分たちでやらなければいけないことや気をつけたいことがいくつかあります。

個人情報の管理をする

オフィスの移転の際に、特に注意したいのが顧客情報や社員の個人情報の流出です。

流出事故が起きれば、企業の悪評につながってしまいます。

デジタルデータはもちろん、顧客の名刺なども個人情報の一つ。

こうしたデータは引っ越し業者に任せずに、社内で管理して移転先に持っていくことが大切です。

貴重品の管理

オフィスの金庫などの貴重品も、移転をきっかけに問題が起きないように管理を徹底しましょう。

特に移転が済むまでは、内装から配線までいろいろな業者が出入りします。

専門業者に任せきりにした結果、大切な貴重品が盗難されるなどの問題が起きないよう、引っ越しマニュアルを作成して、目を離さない環境を作りましょう。

３．いらなくなったオフィス家具を処分する方法！

引っ越しに際して不要になったオフィス家具は、専門業者に引き取ってもらう方法がお勧めです。

特にオフィス家具は数も多く、自治体の粗大ごみに出せないところもめずらしくありません。

オフィス家具の買取や処分を行っている業者に依頼すれば、自分たちで荷物を運び出さずともまとめて引き取ってもらうことが可能です。

また、「居抜き退去」をするという方法も。

こちらは内装や家具などをそのまま残して、賃貸や売買をすることです。

不要な家具をそのまま残せるので引っ越しの手間がなく、残した家具の分もまとめて売ることが可能ですよ。

オーナーの許可が下りることが条件ですが、引っ越し時間の短縮につながるため相談してみることをおすすめします。

４．まとめ

オフィス移転は半年前には計画をスタートしたい、一大行事です。

特に内装工事も引っ越し作業も、一般家庭よりも時間がかかるので、専門チームを組んで業者と相談していくことが、オフィス移転をスムーズにこなすために欠かせません。

また、不要なオフィス家具は中古でも人気があるので、ぜひ使えるものは買取を依頼しましょう！

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